A vállalati-intézményi levelező rendszerek felhasználói előbb vagy utóbb valamennyien szembesülnek azzal, hogy a számukra, pontosabban leveleik számára biztosított tárhely véges. A Groupwise rendszerben, amikor postafiókunk kihasználtsága meghaladja a 95 %-ot, üzenetet kapunk, hogy mindaddig nem küldhetünk e-mail üzenetet, amíg tárhely-felszabadítással nem gondoskodunk nagyobb területről. Persze a gondon segíthetünk archiválással, vagy az intézményi előírások, házirend egyedi módosításával - kiharcolva a kedvezőbb kvótát -, de a probléma így is, bár később ismét felmerülhet.

A Groupwise beépített szolgáltatása biztosítja a postafiók méret ellenőrzését és a felesleges levelek könnyű eltávolítását. Ehhez adjuk ki az Eszközök menü Postafiók méretének ellenőrzése parancsát! A Postafiók tárolóméret-információ párbeszédpanelen megjelenik a postafiók aktív mérete és maximális tárolókapacitása. A Megtekintés csoportban választhatunk a postafiók főbb "rekeszei" közül, amelyek üzenetei méret szerint rendezve jelennek meg a párbeszédpanel alsó ablakrészében. Itt kettős kattintással megnyithatjuk az egyes leveleket és a kijelölt leveleket a jobb oldali gombokkal archívumba helyezhetjük, vagy a feleslegeseket törölhetjük. Így gyorsan felszabadítható a szükséges tárterület.